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Aufbewahrungsvorschriften für ärztliche Aufzeichnungen und Patientenunterlagen

Aufbewahrungsvorschriften für ärztliche Aufzeichnungen und Patientenunterlagen

Die Aufbewahrung der Patientenunterlagen soll nach den berufsrechtlichen Vorschriften (gemäß § 10 der Berufsordnung) „in gehöriger Obhut“ erfolgen. Die Akten dürfen nicht in unverschlossenen Räumen gelagert werden, die für die Patienten und andere unbefugte Personen ohne Aufsicht durch das Praxispersonal zugänglich sind. Während der Sprechstunden sind sie auch im Sprech- und Behandlungszimmer so zu legen, dass Unbefugte (z.B. Patienten, Pharmavertreter, Servicetechniker, usw.) sie nicht einsehen können bzw. zu verschließen. Nach Praxisschluss sind die Patientenakten sicher zu verwahren.

Nach den geltenden Vorschriften sind ärztliche Aufzeichnungen mindestens 10 Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, soweit nicht nach anderen gesetzlichen Vorschriften eine längere Aufbewahrungspflicht besteht. (z.B. Strahlentherapie, berufsgenossenschaftliche Behandlung, Geschlechtskrankheiten, TBC) Eine längere Aufbewahrung ist auch dann erforderlich, wenn sie nach ärztlicher Erfahrung geboten ist. Es ist jedoch auch zu beachten, dass Daten dann zu löschen bzw. zu sperren sind, wenn die Aufbewahrungsfrist geendet hat und kein sachlicher Grund für die weitere Vorhaltung der Daten vorliegt.

Die Dokumentation auf elektronischen Datenträgern oder anderen Speichermedien ist dann zulässig, wenn besondere Sicherungs- und Schutzmaßnahmen getroffen werden, um deren Veränderungen, Vernichtung oder unrechtmäßige Verwendung zu verhindern. Zu Beweiszwecken sollten die Originalunterlagen (z.B. Arztbriefe) aufbewahrt werden.

Originalbefunde müssen nicht aufbewahrt werden, wenn sie eingescannt und datengesichert sind, d.h. sie können noch am gleichen Abend vernichtet werden.

Das EDV-System muss von der KBV abgenommen sein.

 

 

Nachfolgend die wichtigsten Vorschriften:

 

 

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen

 

1 Jahr                             

Betäubungsmittelrezepte (Durchschrift)

 

3 Jahre

Betäubungsmittelkartei

 

3 Jahre

Befunddokumentationsblätter:
Früherkennung auf Krebserkrankungen Frauen / Männer
Gesundheitsuntersuchungen / Erwachsene

 

5 Jahre

Laborqualitätssicherung
(Kontrollkarten, Ringversuchszertifikate)

 

5 Jahre

Patientenkartei (nach der letzten Behandlung)

  • Ärztliche Aufzeichnungen einschl. Untersuchungsbefunde

  • Befundmitteilungen z.B. über EEG, EKG (auch Langzeit-EKG), Röntgendiagnostik, Sonographische Untersuchungen (Fotos)

  • Durchschriften von Arztbriefen (eigene und fremde)

 

 

10 Jahre

Röntgenbilder

 

10 Jahre

Röntgenbilder von Personen, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben

 

Bis zur Vollendung des 28.Lebensjahres dieser Person

Untersuchungen über Jugendarbeitsschutz-Untersuchungen

 

10 Jahre  

Aufzeichnungen bei Kinder-Früherkennungsuntersuchung

 

10 Jahre

Zytologische Befunde und Präparate

 

10 Jahre

Aufzeichnungen einschl. EDV-erfasste Daten bei Anwendung von Blutprodukten und von genetisch hergestellten Plasmaproteinen zur Behandlung von Hämostasestörungen

 

15 Jahre 

Aufzeichnungen über ein Durchgangsarztverfahren einschließlich Röntgenbilder

 

15 Jahre

Berufsgenossenschaftliche Verletzungsartenverfahren

 

20 Jahre

Aufzeichnungen über Röntgenbehandlungen sowie über Behandlungen mit radioaktiven Stoffen und ionisierenden Strahlen

 

30 Jahre